Factures, documents fiscaux, bons de commande… L’ensemble des documents émis ou reçus par l’entreprise sont à conserver selon une durée minimale. Durant ce laps de temps, l’administration peut en effet réaliser des contrôles. Ces délais varient selon la nature des papiers et les obligations légales s’y rapportant.
Les documents civils et commerciaux
- Contrat avec un fournisseur ou un client : 5 ans. Sauf cas de prescription plus courte, au terme de ce délai, les obligations d’un commerçant sont prescrites, et ce, que le contrat le lie avec un autre commerçant ou non.
- Correspondance avec un fournisseur ou un client : 5 ans. Comme pour les contrats, les correspondances doivent être gardées au minimum cinq années.
- Contrat électronique au montant supérieur à 120€ : 10 ans. La durée de conservation est ici plus longue. De plus, le professionnel doit garantir l’accès au cocontractant, si ce dernier en fait la demande.
À noter : documents bancaires, de transport de marchandises, dossier d’un avocat ou document relatif à la protection intellectuelle sont également à conserver minimum 5 ans.
Les documents fiscaux
Livres, registres, documents et pièces où peuvent s’exercer des droits de communication, d’enquête ou de contrôle de l’administration, doivent être conservés au moins 6 ans. Ceci, à compter de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date où les documents ont été établis. Ainsi, par exemple, les éléments sur les revenus de 2015, déclarés en 2016 doivent être conservés jusqu’à fin 2021.
Exemple de documents fiscaux où s’applique ce délai de 6 ans : impôt sur le revenu et les sociétés, BIC, BNC, BA en régime réel, Impôts sur les sociétés, CFE, CVAE, ou encore, impôts directs…
À noter : attention, en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration…) les délais sont portés à 10 ans.
Les documents immobiliers
Ici, la durée de conservation varie considérablement d’un document à l’autre. En effet, si un contrat de bail commercial est à conserver au minimum 5 ans, un contrat d’achat, ou de cession d’un immeuble ou terrain est, lui, à conserver 30 ans.
Les documents sociaux
Ces éléments sont à garder entre 3 et 10 ans selon leur nature :
- Statuts d’une société, GIE ou association : 5 ans
- Compte annuel (bilan, compte de résultat) : 10 ans
- Traité de fusion ou acte lié au fonctionnement de la société : 5 ans
- Registre de titres nominatifs : 5 ans
- Feuille de présence et pouvoirs, rapport du gérant ou conseil d’administration : 3 derniers exercices.
Documents sur la gestion du personnel
- Bulletins de paie, registre unique du personnel, documents sur les contrats de travail, observation ou mise en demeure de l’inspection du travail, déclaration d’un accident de travail : 5 ans
- Document relatif aux charges sociales ou à la taxe sur les salaires, comptabilisation des jours de travail sous convention de forfait : 3 ans
- Comptabilisation des horaires des salariés, heures d’astreinte et compensation : 1 an
Conservation des documents d’entreprise : l’appui précieux d’un comptable !
Pour gérer vos archives sans mauvaise surprise, le réflexe numéro 1 est de les stocker en ligne, sur le cloud par exemple. Autre bonne option, s’appuyer sur l’expertise d’un comptable interne, externe ou d’un prestataire en assistance administrative, tel que Assistae. Ce professionnel vous aidera à conserver les documents en respectant les différents délais imposés par la législation !
À chaque document administratif de l’entreprise, un délai de conservation propre. Parce que la législation est susceptible d’évoluer et pour éviter les erreurs et confusions, préférez en référer à votre comptable interne ou externe.