L’infogérance peut être définie comme une externalisation totale ou partielle de la gestion du parc informatique d’une entreprise. Un élément essentiel qui assure la bonne marche de l’entreprise, le système d’externalisation est proposé aux chefs d’entreprise pour apporter une solution aux problèmes de gestion.

Qu’est-ce que l’infogérance ?

Outil de gestion mis en place pour faciliter le quotidien d’une entreprise, l’infogérance se présente comme une externalisation de la transmission des conditions opérationnelles de son système informatique. Qu’elle soit partielle ou totale, elle est très bénéfique pour les TPE-PME. Elle consiste à atteindre une bonne position d’expertise en remettant la gouvernance du système informatique entre les mains d’un professionnel. Ce dernier offre des conseils avisés, essentiels à l’amélioration de votre système informatique.

Par ailleurs, il n’existe pas de solution de paie unique qui conviendrait à toutes les entreprises. En effet, chacune d’elle a ses propres exigences. Cette solution dépend du degré de « contrôle » qu’elle souhaite avoir sur la gestion de la paie. Ainsi, avec l’infogérance, les entreprises ont le choix d’externaliser totalement leur paie pour une optimisation de leur fonctionnement, ou d’externaliser partiellement quelques tâches pour pouvoir contrôler les questions financières et les aspects de confidentialité. Vous souhaitez en savoir davantage sur la gestion d’entreprise, consultez le site Gataka.

L’infogérance partielle

L’infogérance partielle, appelée également « externalisation des tâches » consiste à confier l’exécution d’une partie des tâches et des services spécifiques à un prestataire. Ce dernier se chargera uniquement de la réalisation des tâches spécifiques. Il ne s’occupe pas des sous-gammes des services comme la logistique, les services de transport. De ce fait, cette externalisation entraîne une augmentation significative de la productivité, ainsi que la possibilité de pouvoir changer rapidement de partenaire d’externalisation en cas de problèmes de service.

S’il s’agit d’une gestion de la paie, le prestataire de services de paie n’agira que comme une extension de l’équipe interne de paie de l’entreprise, en aidant notamment à effectuer des tâches spécifiques reliées à la paie. Toutefois, l’intégration des étapes internes et externalisées est confiée au personnel de l’entreprise chargé de la paie.

L’inconvénient de cette infogérance réside dans le fait que c’est une approche non coordonnée. En effet, deux établissements bien distincts travaillent sur les tâches constitutives de la paie. En outre, comme les principales tâches, notamment l’expédition des paiements et l’intégration des étapes externalisées appartiennent toujours à l’entreprise, le risque de non-accomplissement des tâches dans les délais requis est très élevé.

Le coût de l’infogérance partielle de la paie peut s’avérer être plus élevé selon les fournisseurs. En effet, l’entreprise doit encore investir dans ses propres systèmes de paie (internes) et dans son personnel.

L’infogérance totale

Celle-ci est également connue sous l’appellation ‘externalisation complète’. La signification de l’externalisation totale réside dans le fait qu’une grande partie de l’activité d’une entreprise, par exemple la logistique, est transférée à une autre entreprise ou à un autre prestataire de service. Dans ce cas, le prestataire externe s’occupe du personnel, du matériel et des logiciels ainsi que les obligations contractuelles de l’entreprise.

Voici quelques aspects caractéristiques de l’infogérance totale :

• La préparation et la négociation demandent beaucoup de ressources : temps et argent.
• Il s’agit d’une affaire sur le long terme.
• Une forte dépendance des partenaires commerciaux dans les bons et les mauvais moments sera observée
• Elle réclame une grande compréhension des besoins de votre partenaire commercial.
• Si vous avez conclu ce type d’externalisation, il se peut qu’elle n’échoue qu’en cas de rupture fondamentale du contrat. Si tout se déroule bien, les deux entreprises assurent une meilleure collaboration sur le long terme.

S’il s’agit d’attribuer des tâches relatives aux salaires, une infogérance complète des salaires signifie que le fournisseur assume la responsabilité de toutes les étapes du processus de paie, ainsi que des logiciels, des outils technologiques, de l’expertise en matière de paie et du personnel. Cette externalisation complète a pour finalité de répondre à toutes les exigences d’une entreprise en matière de paie. Le prestataire de services est également responsable de l’exactitude et de la rapidité du traitement des salaires, ainsi que de l’envoi des paiements pour les salaires. Autrement dit, l’entreprise qui opte pour l’infogérance totale des services d’externalisation de la paie peut ne plus avoir besoin de personnel interne pour la paie, à l’exception du contact principal qui servira de liaison entre l’entreprise et le prestataire de services de paie. Cela permettra de réduire les coûts de personnel interne.

L’idée dans laquelle le prestataire se charge de la réalisation de chaque étape du traitement des salaires présente des avantages et des inconvénients. Elle est bénéfique dans le sens où l’entreprise n’aura pas à se soucier des calculs, de la conformité et du respect des délais. Toutefois, elle se présente comme une source d’inquiétude pour certaines entreprises. En effet, elles redoutent que cette externalisation puisse entraîner une perte de contrôle du processus de paie. Toutefois, ce cas pourrait ne pas se présenter. Un meilleur prestataire de services de paie devrait établir une étroite collaboration avec l’entreprise. Il prend le rôle d’un partenaire pour mettre en œuvre les services de paie, recommander et s’assurer des meilleures pratiques, tout en permettant à l’entreprise de garder le contrôle.