Changer de solution de communication demande une certaine réflexion. Face aux différentes offres proposées sur le marché, il convient de s’arrêter un instant sur toutes les possibilités, et en comprendre tous les enjeux. Cela permettra de choisir la téléphonie IP la plus adaptée aux besoins de votre entreprise. Découvrez les critères à prendre en compte lors de votre sélection.
Pourquoi passer à la téléphonie IP ?
Le passage à la téléphonie IP n’est pas vraiment un choix, mais plutôt une évidence. C’est, dans un premier temps, l’arrêt des lignes analogiques (RTC), prévu au plus tard pour 2023, qui conduit les entreprises à envisager un nouveau système de communication. Mais ce n’est pas la seule raison.
La téléphonie IP, ou la VoIP (Voice over Internet Protocol) présente de nombreux avantages, et notamment en termes de coût, de flexibilité, et de performance. Cette optimisation des appels est due à l’utilisation d’Internet et du haut débit pour transmettre les informations par la voix.
Une installation de téléphonie IP, telle que peut le proposer VOIP Telecom, est donc inévitable, mais s’avère être une réelle opportunité pour toutes les entreprises.
5 critères pour choisir la meilleure solution de téléphonie IP pour entreprise
Pour vous éviter de vous perdre face aux multiples informations et fonctionnalités proposées par la téléphonie IP, voici 5 critères pour guider votre choix.
Standard téléphonique sur site : le conserver ou pas
Le premier critère à prendre en compte dépendra de votre volonté de conserver, ou non, un standard téléphonique (ou PBX) sur site.
Si vous avez pour projet de le garder, il faudra alors installer un autocommutateur IP dans vos locaux. Ici, deux solutions s’offrent à vous :
- Acheter l’IPBX (Internet Protocol Branch Exchange) ;
- Installer l’IPBX en leasing (achat-location).
Dans le premier cas, l’entreprise est propriétaire de l’équipement, et peut espérer un retour sur investissement au bout de 5 ans ou plus.
Dans le second cas, un contrat est signé avec une société de leasing, sur une période de 3 à 5 ans. L’entreprise bénéficiera alors du matériel moyennant un versement mensuel ou trimestriel. Par contre, le commutateur n’est pas installé dans les locaux de l’entreprise, et celle-ci opte alors pour un service externalisé chez un opérateur (type Centrex IP, ou hébergement Cloud).
Le client pourra ou non, au terme du contrat, acheter définitivement le matériel, reconduire l’engagement, ou rendre l’équipement. La fin d’un contrat est généralement l’occasion de restituer l’IPBX, pour profiter d’un matériel encore plus performant.
Dans un dernier cas, plus rare, l’entreprise peut être propriétaire de son IPBX, mais l’héberger chez un prestataire opérateur.
Les fonctionnalités du système VoIP
Autre critère important : les différentes fonctionnalités disponibles. Selon l’activité de l’entreprise, certaines sont essentielles, d’autres superflues. Il convient donc bien, avant toute décision, de prendre en compte chaque proposition d’abonnement, avec toutes les fonctionnalités que chacun comprend. Vous pouvez ainsi obtenir un standard téléphonique ultra complet, et personnalisé. Parmi les options, on compte les classiques, et les plus avancées.
- Le menu vocal interactif, pour guider l’appelant vers le bon interlocuteur, selon sa demande ;
- Le renvoi d’appels automatique ;
- L’enregistrement des appels, conservés sur un fichier numérique ;
- L’accueil téléphonique personnalisé ;
- Le rapport de statistiques.
La tarification du système de téléphonie IP
Les coûts de la VoIP sont évidemment un critère essentiel lorsqu’on veut choisir une solution VoIP pour une entreprise. Les abonnements sont parfois complexes à comprendre, n’hésitez donc pas à vous renseigner au maximum sur ce que comprend chaque offre :
- Les fonctionnalités comprises dans l’abonnement ;
- Ce qui est illimité, et ce qui ne l’est pas ;
- Le prix de la communication à la minute ;
- La possibilité de suivre votre consommation en temps réel ;
- Les frais de mise en service ;
- Le coût des mises à jour (souvent gratuites)…
On ne peut que vous recommander également de vérifier si votre connexion Internet sera suffisamment performante, et vérifier que vos téléphones sont compatibles avec la téléphonie IP.
La compatibilité avec vos outils internes
Bien qu’aujourd’hui la majorité des opérateurs VoIP proposent des logiciels aptes à s’intégrer aux outils internes (CRM, helpdesk, Slack), il est quand même conseillé de vérifier ce point-là.
Sur le principe, toutes vos données (coordonnées, historiques des appels…) seront mutualisées sur une seule plateforme, pour un gain de temps optimal. La compréhension du besoin du client, et le traitement de la demande seront alors bien plus rapides.
Le service client
Bien que l’utilisation soit plutôt fluide et intuitive, l’installation d’un système de téléphonie IP requiert quand même un temps d’adaptation, et une mise à jour régulière. Un service d’assistance compris dans votre abonnement peut donc être particulièrement intéressant, que ce soit par téléphone, par mail, ou par chat.
À l’installation, il n’est pas rare qu’un fournisseur VoIP propose une formation gratuite, ce qui peut être intéressant pour former les collaborateurs rapidement et simultanément.
Vous prévoyez d’installer la téléphonie IP dans votre entreprise ? VOIP Telecom vous conseille pour choisir la solution la plus adaptée à votre besoin.