{"id":13362,"date":"2021-02-03T16:37:53","date_gmt":"2021-02-03T15:37:53","guid":{"rendered":"http:\/\/www.magaweb.fr\/?p=13362"},"modified":"2021-02-03T16:37:53","modified_gmt":"2021-02-03T15:37:53","slug":"pourquoi-installer-un-logiciel-ged","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.magaweb.fr\/pourquoi-installer-un-logiciel-ged\/","title":{"rendered":"Pourquoi installer un logiciel GED ?"},"content":{"rendered":"<p>Afin d&rsquo;archiver et sauvegarder des documents, la solution la plus classique \u00e9tait de les imprimer et de les grouper dans un classeur. \u00c0 l&rsquo;heure de la digitalisation, il existe d\u00e9sormais des logiciels avanc\u00e9s qui permettent de g\u00e9rer l&rsquo;ensemble des documentations dans une entreprise. Appel\u00e9 logiciel de GED, ce programme informatique optimise la productivit\u00e9 ainsi que le suivi des informations au sein de l&rsquo;organisation.<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<h2>Logiciel GED, de quoi s&rsquo;agit-il exactement ?<\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Connu sous le nom de logiciel d\u00e9di\u00e9 \u00e0 la gestion \u00e9lectronique des documents, ce dispositif est une application sp\u00e9cialement utilis\u00e9e dans une entreprise. En quelque sorte, ce type de software va aider une organisation \u00e0 r\u00e9gir tout \u00e9l\u00e9ment source d&rsquo;information de mani\u00e8re num\u00e9rique. Vu le nombre de documentations \u00e0 traiter dans une soci\u00e9t\u00e9, il n&rsquo;est pas rare que les responsables soient face \u00e0 un probl\u00e8me de stockage. Par cons\u00e9quent, un <strong>logiciel GED<\/strong> permet d&rsquo;avoir de nombreux avantages en entreprise, \u00e0 savoir le gain de temps ainsi que la facilit\u00e9 du traitement d&rsquo;information.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Actuellement, il existe des \u00e9diteurs de logiciels de GED tels qu&rsquo;<a href=\"https:\/\/www.elo.com\/fr-fr.html\">ELO<\/a> qui sont capables de d\u00e9velopper des <a href=\"https:\/\/www.magaweb.fr\/high-tech\/informatique\/\">programmes informatiques<\/a> de d\u00e9mat\u00e9rialisation documentaire. Gr\u00e2ce \u00e0 ces \u00e9diteurs, une entreprise peut facilement scanner les informations en version papier afin de les transformer en fichiers digitaux. En principe, cette num\u00e9risation est indispensable en vue d&rsquo;\u00e9tablir des moyens de validation \u00e0 la fois rapide et simple. De cette mani\u00e8re, le risque d&rsquo;erreur ou de perte de contrat sera r\u00e9duit \u00e0 z\u00e9ro.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2>L&rsquo;importance d&rsquo;un logiciel GED<\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Il faut savoir qu&rsquo;un <strong>logiciel GED<\/strong> dispose de plusieurs fonctionnalit\u00e9s, en particulier l&rsquo;enregistrement, la r\u00e9ception, la sauvegarde, le rangement, la diffusion et le partage des documents via un r\u00e9seau s\u00e9curis\u00e9. Cette solution est pratique pour acc\u00e9der \u00e0 toutes les informations de mani\u00e8re simple et rapide. Par exemple, avec un smartphone ou un ordinateur, il suffit d&rsquo;\u00e9crire un mot de pass\u00e9 afin d&rsquo;entrer dans une base de donn\u00e9es prot\u00e9g\u00e9e. D&rsquo;un autre point de vue, ce type de logiciel permet de ne pas gaspiller des feuilles pour l&rsquo;impression. En quelque sorte, c&rsquo;est un moyen \u00e9cologique limitant l&rsquo;utilisation des papiers.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Le probl\u00e8me avec le stockage d&rsquo;information physique est que les documents peuvent se perdre facilement. \u00c9tant donn\u00e9 qu&rsquo;ils circulent de mains en mains, il est fort probable qu&rsquo;ils puissent s&rsquo;\u00e9garer dans n&rsquo;importe quel endroit. Gr\u00e2ce \u00e0 une digitalisation de stockage, l&rsquo;ensemble du personnel pourra consulter les informations sans aucune contrainte. Par ailleurs, certaines actions peuvent \u00eatre automatis\u00e9es afin d&rsquo;\u00e9viter les pertes de temps, c&rsquo;est qui est le cas d&rsquo;un envoi de fichier \u00e0 un collaborateur par exemple.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2>Le fonctionnement de la gestion \u00e9lectronique des documents<\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>En g\u00e9n\u00e9ral, un programme de GED dispose de quatre fonctionnalit\u00e9s, \u00e0 savoir l&rsquo;accueil des donn\u00e9es, le stockage des informations, la gestion des documents et la diffusion de ces fichiers. Dans un premier temps, il y a plusieurs fa\u00e7ons d&rsquo;int\u00e9grer les donn\u00e9es de l&rsquo;entreprise dans le logiciel. Le propri\u00e9taire peut, par exemple, scanner les papiers en vue de les d\u00e9mat\u00e9rialiser. Il a \u00e9galement la possibilit\u00e9 de cr\u00e9er un nouveau fichier pour y sauvegarder les anciens documents. Ensuite, le stockage ou l&rsquo;archivage des informations se fera en ligne.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>En ce qui concerne la gestion des donn\u00e9es, le logiciel dispose d&rsquo;une fonction d&rsquo;indexation, un syst\u00e8me qui facilite la recherche des documents. Il faut savoir que la GED est \u00e9galement capable <a href=\"https:\/\/zapier.com\/\">d&rsquo;automatiser les t\u00e2ches<\/a> telles que l&rsquo;envoi des fichiers li\u00e9s \u00e0 la comptabilit\u00e9. Enfin, la diffusion de ces fichiers sera importante pour le suivi d&rsquo;un projet avec les collaborateurs. Il est m\u00eame possible de transmettre un dossier via une plateforme ou par mail afin de rester en contact avec ses associ\u00e9s.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Afin d&rsquo;archiver et sauvegarder des documents, la solution la plus classique \u00e9tait de les imprimer et de les grouper dans un classeur. \u00c0 l&rsquo;heure de la digitalisation, il existe d\u00e9sormais des logiciels avanc\u00e9s qui permettent de g\u00e9rer l&rsquo;ensemble des documentations dans une entreprise. 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